OpsBots — Datenschutzerklärung

Von der CHK GmbH selbst verfasst; nicht anwaltlich geprüft.

Wer verantwortlich ist

CHK GmbH ist verantwortlich für Personendaten zum Betrieb der eigenen Website, der Konten, der Abrechnung und der Sicherheit. Postadresse und Kontakt stehen im Impressum. Datenschutzanfragen richten Sie an support@opsbots.ch.

Stellt ein Unternehmen Wissensdokumente bereit oder verbindet einen Kundendienstkanal, bestimmt normalerweise dieses Unternehmen den Zweck der Bearbeitung seiner Kundendaten. CHK bearbeitet sie nach seinen Weisungen gemäss Auftragsbearbeitungsvertrag. Fragen zu seinem Chatbot, seinen Nachrichten und Kundeneinträgen richten Sie an dieses Unternehmen. CHK leitet entsprechende Anfragen weiter. Bei Anfragen an CHK zu OpsBots selbst ist CHK für die Bearbeitung verantwortlich. CHK ist auch verantwortlich für die Demo-Arbeitsbereiche, die CHK selbst einrichtet, um OpsBots zu zeigen, solange sie keinem Unternehmen gehören.

Welche Daten wir wofür bearbeiten

• Konto und Team: Name, E-Mail-Adresse, Arbeitsbereich, Website, angegebener Einsatzzweck, Mitgliedschaftsrolle und Einladungsstatus. Damit verwalten wir den Zugang, unterstützen Sie und informieren über den Dienst.
• Anmeldung und Sicherheit: Passwort-Hashes, verschlüsselte Authenticator-Geheimnisse, gehashte Wiederherstellungs- und Sitzungstoken, Anmeldeversuche und aus Netzwerkdaten abgeleitete Kennungen. Sie dienen Anmeldung, Missbrauchsschutz und Vorfallanalyse. Netzwerk-Hashes sind pseudonyme Kennungen, keine anonymen Daten.
• Vertragsnachweise: bestätigte Dokumentversionen, Zeitpunkt und eine gehashte Netzwerkkennung. Die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung für andere Zwecke.
• Abrechnung: gewählter Tarif, Rechnungsland, Abonnementstatus, Stripe-Kennungen, Transaktionsereignisse und Rechnungsangaben. Stripe erfasst Kartendaten im eigenen Checkout; OpsBots speichert keine vollständigen Kartennummern. Damit es pro Unternehmen nur eine kostenlose Testphase gibt, bewahren wir einen pseudonymen, mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Wert der Website-Domain und des Stripe-Fingerabdrucks der Karte (nicht der Kartennummer), verknüpft mit dem Arbeitsbereich, während 24 Monaten auf. Das gilt auch nach dem Schliessen oder Löschen des Kontos, da dies sein Zweck ist. Seiten auf sozialen Netzwerken und Verzeichnissen ergeben keinen Website-Wert.
• Support, Website und Betrieb: Anfragen, Zeitpunkt, angefragter Pfad, Ergebnis, technische Kennungen, Nutzungszähler und Fehlercodes. Das Anwendungsprotokoll beschränkt die erlaubten Felder und erfasst nicht absichtlich Nachrichteninhalte oder Zugangsdaten. Hosting- und Zahlungsanbieter können eigene technische Protokolle führen.
• Installationsprüfung: pro Chat-Widget der Zeitpunkt und die Website-Adresse, von der aus sich das Chatfenster zuletzt auf einer erlaubten Website geöffnet hat, sowie die zuletzt abgewiesene Adresse. Daran sieht das Unternehmen, ob sein Chat richtig eingebaut ist. Über die Besucherinnen und Besucher der Website wird nichts gespeichert.
• E-Mails während der Testphase: Solange ein Arbeitsbereich neu ist, erhält sein Inhaber Service-E-Mails von OpsBots dazu: eine Begrüssung, wenn die kostenlose Testphase beginnt; höchstens zwei Einrichtungstipps während der Testphase, zum Beispiel wenn der Chat noch nicht eingeschaltet ist; eine Erinnerung, einen Arbeitsbereich ohne Karte zu aktivieren; und eine Warnung mindestens drei Tage vor dem Löschdatum eines Arbeitsbereichs, der nie aktiviert wurde. Es sind reine Text-E-Mails ohne Zählpixel und ohne verfolgte Links; wir erfassen nicht, ob sie geöffnet werden. Jeder Tipp enthält einen Link, mit dem Sie weitere Tipps mit einem Klick abbestellen, für alle Arbeitsbereiche dieses Logins; wir speichern dann diese Wahl mit dem Code des Links in gehashter Form, solange das Konto besteht. Codes nicht benutzter Links werden nach 90 Tagen gelöscht. Die Begrüssung und die Löschwarnung gehören zum Dienst und lassen sich nicht abbestellen.
• Vom Kunden bestimmte Inhalte: Dateien, Website-Auszüge, Suchrepräsentationen, Fragen, Antworten, Bewertungen, Kontakte, Einwilligungsnachweise und Übergaben an Mitarbeitende. Ein verbundenes Postfach ergänzt relevante Korrespondenz, Adressen, Thread-Kennungen, Antwortentwürfe und Zugangsberechtigungen. Eine verbundene WhatsApp-Nummer ergänzt die unten unter WhatsApp genannten Daten. Dies gilt nur für verbundene, aktivierte Kanäle. Der Kunde bestimmt zulässige Inhalte und Empfänger.

Anwendbare Regeln und Zwecke

Wir beachten das Schweizer Datenschutzgesetz, insbesondere Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Transparenz und Sicherheit. Die Bearbeitung durch Private in der Schweiz setzt nicht allgemein eine Rechtsgrundlage aus dem Katalog der DSGVO voraus. Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, prüfen wir die anwendbare Einwilligung, ein überwiegendes Interesse oder eine gesetzliche Grundlage.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, kann die Bearbeitung zur Vertragserfüllung gegenüber einer natürlichen Person oder für deren vorvertragliche Anfrage erforderlich sein. Bei Mitarbeitenden eines Unternehmens bestehen unsere berechtigten Interessen in der Verwaltung der Geschäftsbeziehung, der Unterstützung der Nutzer und der Sicherheit. Gesetzliche Pflichten können die Abrechnung und Buchhaltung erfordern. Einwilligungsbedürftige, optionale Bearbeitungen erhalten eine gesonderte Auswahl; die Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden. Die Vertragsbestätigung ersetzt sie nicht.

Wir verwenden den Dienst nicht für ausschliesslich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen. Übermitteln Sie sensible Informationen nicht allein deshalb, weil eine KI diese entgegennehmen kann. Anwendungen mit sensiblen oder regulierten Daten benötigen eine gesonderte Prüfung und vereinbarte Schutzmassnahmen.

Empfänger und Auslandsbekanntgaben

Berechtigte CHK-Mitarbeitende und Dienstleister erhalten die für ihre Aufgaben nötigen Informationen. Gesetzlich erforderliche Bekanntgaben an Behörden und notwendige Bekanntgaben an Berater zur Rechtsdurchsetzung erfolgen mit angemessenen Schutzmassnahmen. Wir verkaufen Kundeninhalte nicht für Werbung.

OpsBots speichert seine Daten hauptsächlich bei Render in Frankfurt, Deutschland. Das KI-Modell ist Claude von Anthropic, bezeichnet als Anthropic (US): Anthropic speichert die Daten in den USA und kann das Modell in anderen Ländern ausführen. Suche und die eigenen E-Mails von OpsBots laufen bei Scaleway in Paris, Frankreich; Zahlungen bei Stripe in Irland und im Vereinigten Königreich; das Support-Postfach bei Infomaniak in der Schweiz. Render und Anthropic gehören zu US-Unternehmen. Die Anbieterliste nennt jeden Anbieter, was er erhält, wo und in welcher Rolle.

Die Schweiz anerkennt Deutschland, Frankreich, Irland und das Vereinigte Königreich als Staaten mit angemessenem Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf die Auftragsbearbeitungsvereinbarungen der Anbieter: das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, wo es greift, sonst Standardvertragsklauseln. Wir gehen nicht davon aus, dass ein Server in Europa einen Zugriff aus den USA ausschliesst oder dass eine Zertifizierung eines Anbieters jeden Dienst abdeckt. Einzelheiten zu den Garantien erhalten Sie bei support@opsbots.ch.

WhatsApp

WhatsApp wird Kunden noch nicht angeboten; CHK testet es in einem eigenen Demo-Arbeitsbereich. Sobald es angeboten wird und ein Unternehmen seine WhatsApp-Nummer verbindet, ist das Unternehmen für die Nachrichten seiner Kundinnen und Kunden verantwortlich und CHK sein Auftragsbearbeiter gemäss Auftragsbearbeitungsvertrag. Meta Platforms stellt die Nachrichten über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) als eigener Auftragsbearbeiter des Unternehmens zu, nach den Bedingungen, die das Unternehmen beim Verbinden der Nummer mit Meta annimmt. Meta bewahrt Nachrichtendaten höchstens 30 Tage auf und nutzt Cloud-API-Nachrichten nicht für die Auswahl von Werbung. Meta stellt seine Gebühren dem Unternehmen direkt in Rechnung.

Für jede Person, die einem Unternehmen über WhatsApp schreibt, erhält und speichert OpsBots:

• den Nachrichtentext, gespeichert als Gespräch wie beim Website-Chat. Nur Text: Fotos, Sprachnachrichten und Dateien werden nicht heruntergeladen; das Gespräch zeigt einen Platzhalter wie „[Bild]“;
• den WhatsApp-Profilnamen, sichtbar für die Mitarbeitenden des Unternehmens und gespeichert mit dem Kontakt;
• die Telefonnummer und die unternehmensbezogene Nutzerkennung von Meta, als mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfwerte (Hashes), um wiederkehrende Kunden zu erkennen, und die Nummer zusätzlich verschlüsselt, als Adresse, an die Antworten gehen; gespeichert mit dem Kontakt;
• Zeitpunkte: die letzte Nachricht (ein Unternehmen darf nur innerhalb von 24 Stunden danach frei antworten), eine Abmeldung mit „STOP“ und eine Sperre, die automatische Antworten anhält, wenn WhatsApp meldet, dass sich Nummer oder Identität der Person geändert haben; gespeichert mit dem Kontakt;
• den Zustellstatus der Antworten von OpsBots (gesendet, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen), ohne Kennungen im Klartext; gespeichert mit dem Gespräch;
• die ursprüngliche Meldung von Meta zu jeder Nachricht, versiegelt und verschlüsselt, höchstens 7 Tage.

Wie beim Website-Chat geht der Nachrichtentext an das KI-Modell und den Suchanbieter, die in der Anbieterliste genannt sind. Es gelten die Fristen unter „Aufbewahrung und Löschung“.

Google-Nutzerdaten (Gmail)

Wenn ein Unternehmen ein Gmail-Postfach verbindet (Google Workspace), bittet OpsBots Google um zwei Berechtigungen: die Nachrichten und Einstellungen des Postfachs zu lesen (gmail.readonly) und seine Entwürfe zu verwalten (gmail.compose). OpsBots nutzt sie nur, um E-Mails zu finden, die eine Antwort brauchen, und um Antwortentwürfe in diesem Postfach abzulegen, die die Mitarbeitenden des Unternehmens prüfen. OpsBots ändert oder löscht nur eigene, unveränderte Entwürfe und versendet nie E-Mails, obwohl die Entwurfsberechtigung das erlauben würde.

Zu jeder E-Mail, die OpsBots prüft, bewahrt es die Absenderadresse und den Betreff bis 30 Tage nach dem Eingang auf, um den Mitarbeitenden des Unternehmens zu zeigen, was im Postfach eingegangen ist; die Nachrichtenkennung, damit keine Nachricht doppelt bearbeitet wird; und mit einem geheimen Schlüssel gebildete Hashwerte des Absenders und seiner Domain, um die Grenzen pro Absender und Domain anzuwenden. Jede abgeschlossene Prüfung des Postfachs löscht Nachrichtenkennungen, die älter als 8 Tage sind, und Hashwerte, die älter als 2 Tage sind; das Trennen des Postfachs löscht die Hashwerte ebenfalls. Solange ein Postfach nicht geprüft wird, etwa weil sein Kanal ausgeschaltet ist, bleiben sie bis zur nächsten Prüfung oder bis der Arbeitsbereich gelöscht wird. Zu jedem geprüften E-Mail-Verlauf bewahrt OpsBots die Verlaufskennung und seinen Entscheid auf und, bei einem beantworteten Verlauf, die Kennungen dieser E-Mail und seines eigenen Entwurfs mit einem Prüfwert des Entwurfs, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird, auch nach dem Trennen, damit es seine eigenen Entwürfe erkennt, wenn das Postfach wieder verbunden wird. Zu den E-Mails, die OpsBots beantwortet oder an die Mitarbeitenden übergibt, bewahrt es den Text, die Adressen und die Verlaufskennungen als E-Mail-Gespräche mit ihren Entwurfsdatensätzen auf, für die Fristen unter „Aufbewahrung und Löschung“. Das Zugriffstoken bewahrt es verschlüsselt auf, bis das Postfach getrennt wird. Der Nachrichtentext geht an das KI-Modell und den Suchdienst aus der Liste der Dienstleister, nur um die E-Mail zu beantworten. Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Personen bei CHK lesen sie nur mit Erlaubnis des Unternehmens, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die OpsBots über Google-APIs erhält, an andere Apps hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Wenn Sie das Postfach in OpsBots trennen, wird das gespeicherte Zugriffstoken gelöscht; Sie können den Zugriff von OpsBots auch in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos entfernen. Bereits geschriebene Entwürfe bleiben im Postfach.

Unser Chat auf opsbots.ch

Unser Chat auf opsbots.ch ist der eigene Website-Chat von OpsBots, den CHK für die eigene Website betreibt. CHK ist verantwortlich für das, was Sie darin schreiben. Er antwortet aus den öffentlichen Texten dieser Website. Auf der Startseite und der Preisseite wird der Chat-Knopf bei jedem Seitenaufruf von app.opsbots.ch geladen; dabei erhält dieser Server Ihre IP-Adresse und die Seitenadresse, wie bei jedem Seitenaufruf. Das Chatfenster wird von dort geladen, wenn Sie es öffnen. Wenn Sie den Chat nutzen, bewahrt OpsBots auf:

• was Sie schreiben und die Antworten, als Gespräch, 12 Monate nach der letzten Aktivität;
• was Sie im Kontaktformular des Chats angeben (Name, E-Mail-Adresse und freiwillig eine Telefonnummer und eine Nachricht), mit dem Nachweis Ihrer Einwilligung, als Kontakt, für dieselbe Frist;
• Ihre Netzwerkadresse nur als mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert, um Missbrauch zu begrenzen;
• ein Sitzungstoken im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs, beschrieben unter „Cookies und Browserspeicher“.

OpsBots speichert diese Daten bei Render in Frankfurt, Deutschland. Der Nachrichtentext geht an das KI-Modell, Claude von Anthropic (Anthropic (US): Anthropic speichert die Daten in den USA und kann das Modell in anderen Ländern ausführen), und an den Suchdienst Scaleway in Paris, Frankreich; die Liste der Dienstleister nennt jeden Dienstleister. Bitte geben Sie keine besonders schützenswerten Daten ein. Ihre Rechte stehen weiter unten.

Cookies und Browserspeicher

OpsBots verwendet das notwendige Kontocookie __Host-sid zur Anmeldung. Es ist Secure, HttpOnly und SameSite=Lax. Aktive Sitzungen werden nach zwölf Stunden ohne Aktivität oder spätestens nach sieben Tagen ungültig; eine unvollständige Zwei-Schritt-Anmeldung nach fünf Minuten. Dies sind Zugangsfristen, keine Zusage, dass jeder Datenbankeintrag dann gelöscht wird. Die Verwaltungsoberfläche speichert ausserdem die gewählte Sprache im lokalen Browserspeicher (admin.lang) sowie den geöffneten Reiter und einen einmaligen Hinweis im Sitzungsspeicher des Tabs (admin.inboxTab, admin.kTab, admin.notice); Sie können sie in den Browsereinstellungen löschen.

Das Chat-Widget verwendet den Sitzungsspeicher des Browser-Tabs für sein Sitzungstoken oder ersatzweise den Arbeitsspeicher. Es benötigt kein Tracking-Cookie. OpsBots setzt keine Werbe- oder websiteübergreifenden Tracking-Cookies und nutzt keinen Analyse- oder Tracking-Dienst. Die Website opsbots.ch setzt keine Cookies; wenn Sie dort unseren Chat öffnen, bewahrt das Chatfenster sein Sitzungstoken wie oben beschrieben auf. Checkout und Kundenportal von Stripe sind eigene Seiten von Stripe, mit eigenen Cookies und eigener Datenschutzerklärung.

Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Kontodaten auf, solange sie für Ihr Konto benötigt werden, und anschliessend nur begrenzte Nachweise für dokumentierte gesetzliche Pflichten oder Rechtsansprüche. Gesetzliche Buchhaltungsunterlagen werden in der Regel zehn Jahre nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. Nicht jedes Gespräch ist eine Buchhaltungsunterlage.

Die aktuellen Bereinigungsjobs entfernen Anmeldeversuche und Stripe-Ereignisnachweise gegen Doppelverarbeitung nach 30 Tagen, andere Webhook-Einträge nach sieben Tagen, erledigte Jobs nach sieben und fehlgeschlagene Jobs nach 30 Tagen. Anmelde- und Passwortzurücksetzungsanfragen werden eine Stunde nach Nutzung oder Ablauf zur Bereinigung fällig, Ansprüche auf die kostenlose Testphase nach 24 Monaten. Die tatsächliche Bereinigung setzt einen laufenden Hintergrunddienst voraus.

Aufbewahrungsfristen: Gespräche (einschliesslich E-Mail-Gesprächen und ihrer Entwurfsnachweise), Kontakte (Leads) und Einwilligungsnachweise werden 12 Monate nach der letzten Aktivität im Gespräch aufbewahrt, das Sicherheits- und Auditprotokoll 24 Monate, Support-Korrespondenz mit CHK 24 Monate und Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre, wie es das Schweizer Recht verlangt. Bis zu einer automatischen Bereinigung löscht CHK abgelaufene Einträge mindestens monatlich manuell und dokumentiert jeden Durchgang. Das Trennen eines Postfachs entfernt dessen Zugriffstoken und pausiert den Zugriff. Bereits von OpsBots gespeicherte E-Mail-Gespräche bleiben nach den obigen Fristen erhalten, und bereits in Ihr Postfach geschriebene Entwürfe bleiben dort.

Das Schliessen eines Arbeitsbereichs stoppt dessen Kanäle und setzt ein Löschdatum 30 Tage später oder behält ein früheres Löschdatum bei, das nach dem Ende des Abonnements bei Stripe bereits gesetzt war. Endet ein Abonnement bei Stripe, ohne dass der Arbeitsbereich geschlossen wurde, liegt das Löschdatum 90 Tage nach dem Ende. Ein Arbeitsbereich, der nie aktiviert wird (keine Karte hinterlegt oder eine erste Zahlung, die nie zustande kam), erhält ein Löschdatum 14 Tage nach seiner Erstellung und lässt sich ab diesem Datum nicht mehr nutzen. Sein Inhaber erhält mindestens drei Tage vorher eine Warnung per E-Mail; geht die Warnung verspätet hinaus, verschiebt sich das Datum, sodass drei Tage bleiben. Das Login wird mitgelöscht, wenn es zu keinem anderen Arbeitsbereich gehört. Bis dahin können Sie Gespräche und Kontakte als CSV-Dateien exportieren oder die Rückgabe bei CHK verlangen. Bis zur automatisierten Löschung löscht CHK die Daten innert 30 Tagen nach dem Löschdatum manuell und dokumentiert die Löschung. Gesetzliche Aufbewahrung und rechtliche Sperren betreffen nur die tatsächlich erforderlichen Unterlagen.

Sicherungskopien werden höchstens 30 Tage aufbewahrt und laufen dann ab. Wird eine Sicherung je wiederhergestellt, wendet CHK alle seither erfolgten Löschungen erneut an, bevor die Daten wieder genutzt werden. Der Hostinganbieter bewahrt Wiederherstellungskopien der Datenbank derzeit 3 Tage und manuell erstellte Sicherungen 7 Tage auf. Anbieter bewahren eigene Kopien nur für die in der Anbieterliste genannten Fristen auf.

Ihre Rechte

Je nach anwendbarem Recht und Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder eine übertragbare Kopie verlangen, einer auf berechtigte Interessen gestützten Bearbeitung widersprechen und Einwilligungen widerrufen. Wir können einen verhältnismässigen Identitätsnachweis benötigen; gesetzliche Ausnahmen können eine Aufbewahrung erlauben. Die Ausübung der Rechte ist kostenlos, soweit das anwendbare Recht keine Ausnahme zulässt.

Sie können sich an den Schweizer EDÖB oder die zuständige Datenschutzbehörde wenden, gegebenenfalls auch an eine EU-Behörde. Für eigene Bearbeitungen kontaktieren Sie CHK; für Kundenkanäle das betreffende Unternehmen.

Änderungen

Wir veröffentlichen Datum und Version dieser Erklärung. Wesentliche Änderungen teilen wir über das Konto oder die Kontaktadresse mit, bevor neue optionale Bearbeitungen beginnen; einwilligungsbedürftige Bearbeitungen benötigen eine neue Auswahl.