OpsBots — E-Mail-Assistent: Datenschutz-Folgenabschätzung

Von der CHK GmbH selbst verfasst; nicht anwaltlich geprüft.

Diese Folgenabschätzung beschreibt die Standardfunktion E-Mail von OpsBots, wie sie am 23. Oktober 2026 eingerichtet ist. Sie ist keine Rechtsberatung. Das Unternehmen, das ein Postfach verbindet, ist Verantwortlicher und bleibt verantwortlich: Prüfen Sie diese Folgenabschätzung für Ihre eigene Lage und passen Sie sie an, oder erstellen Sie eine eigene, wo Ihr Recht es verlangt (zum Beispiel in der EU). CHK unterstützt Sie, wie im Auftragsbearbeitungsvertrag beschrieben.

1. Warum diese Folgenabschätzung

Eine Folgenabschätzung ist nötig, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringen kann (Art. 22 Datenschutzgesetz, DSG; Art. 35 DSGVO). Hier liest ein KI-System die eingehenden E-Mails eines Geschäftspostfachs, auch von Personen, die nie eine Antwort erhalten, und Anbieter in anderen Ländern bearbeiten deren Inhalt. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) nennt neue Technologien wie künstliche Intelligenz als Risikofaktor; die Liste der deutschen Aufsichtsbehörden nennt Kundensupport mittels künstlicher Intelligenz. Eine Folgenabschätzung darf ähnliche Bearbeitungen gemeinsam abdecken (Art. 22 Abs. 1 DSG; Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Darum stellt CHK diese für ihre Standardfunktion bereit. Wahrscheinlichkeit und Schwere sind unten als gering, mittel oder hoch eingestuft: wie wahrscheinlich ein Schaden bei der beschriebenen Funktion ist und wie stark er eine Person treffen würde.

2. Parteien und Rollen

• Verantwortlicher: das Unternehmen, das sein Postfach verbindet. Es entscheidet, seine E-Mails mit Hilfe von OpsBots zu beantworten, und bleibt verantwortlich für seine Hinweise, seine Antworten und alles, was es sendet.
• Auftragsbearbeiterin: die CHK GmbH, Luzern, Schweiz, das Unternehmen hinter OpsBots, nach dem Auftragsbearbeitungsvertrag.
• Unterauftragsbearbeiter von CHK für diese Funktion: Render (Hosting und Datenbank in Frankfurt, Deutschland; ein US-Unternehmen), Anthropic (das KI-Modell; speichert die Daten in den USA und kann das Modell auch in anderen Ländern ausführen) und Scaleway (Suche, Paris, Frankreich). Der E-Mail-Dienst von Scaleway versendet ausserdem OpsBots' eigene Hinweise, etwa «ein Gespräch braucht eine Person»; diese Hinweise enthalten keinen Nachrichtentext. Einzelheiten: Anbieterliste.
• Google: der eigene Postfachanbieter des Unternehmens, nach dessen Vertrag mit Google. Google ist kein Unterauftragsbearbeiter von CHK.

3. Was OpsBots mit den E-Mails macht

• Zweck: Antwortvorschläge auf eingehende E-Mails aus dem eigenen Wissen des Unternehmens schreiben, damit sein Team Antworten schneller prüfen und senden kann.
• Postfach: ein Gmail-Postfach, verbunden von einem Inhaber oder Admin des Arbeitsbereichs oder vom Support von CHK, der auf Wunsch des Unternehmens im Arbeitsbereich arbeitet; Google verlangt dabei die Anmeldung und Zustimmung der Person, der das Postfach gehört. Outlook ist noch nicht verfügbar.
• Berechtigungen: zwei Gmail-Berechtigungen: lesen (gmail.readonly) und Entwürfe schreiben (gmail.compose). Die Leseberechtigung umfasst technisch das ganze Postfach; OpsBots nutzt sie nur wie hier beschrieben. Mit der Schreibberechtigung könnte Software E-Mails senden; OpsBots hat keine Sendefunktion, und seine Anfragen an Gmail laufen über eine feste Liste erlaubter Aktionen: lesen sowie Entwürfe anlegen, ändern oder löschen. OpsBots ändert oder löscht nur eigene Entwürfe, die niemand bearbeitet hat; es erkennt sie an einem Fingerabdruck.
• Wann das Lesen beginnt: Beim Verbinden liest OpsBots nur die Adresse des Postfachs. Solange E-Mail für den Arbeitsbereich eingeschaltet ist, prüft OpsBots jede Minute, ob nach dem Verbinden E-Mails im Posteingang eingetroffen sind (höchstens 7 Tage zurück). Zu jeder solchen E-Mail liest es den ganzen Verlauf, auch die Antworten und Entwürfe des Teams darin, um zu entscheiden, ob ein Entwurf nötig ist.
• Vor der KI: Feste Regeln sortieren automatische Nachrichten und Massenmails aus (zum Beispiel No-Reply-Absender, Mailinglisten, automatische Antworten und Unzustellbarkeitsmeldungen); sie erreichen die KI nie. Es gelten Grenzen pro Absender, pro Domain und pro Tag.
• Was die KI erhält: für jeden Entwurf die neueste eingehende E-Mail (bis 4000 Zeichen), bis zu 10 frühere Nachrichten desselben Gesprächs, die Anweisungen und die Unternehmensbeschreibung des Assistenten sowie die gefundenen Wissensauszüge.
• Der Antwortvorschlag: pro E-Mail-Verlauf höchstens ein Entwurf gleichzeitig, im selben Verlauf des Postfachs. Er endet mit einem Satz, dass die Antwort mit Hilfe von KI verfasst wurde, und trägt eine technische Markierung im Kopf. Einen Entwurf, den eine Person bearbeitet hat, überschreibt OpsBots nie. Hat jemand aus dem Team im Verlauf schon geantwortet oder schreibt darin, schreibt OpsBots dort nichts.
• Wenn OpsBots keine Antwort hat: Deckt das Wissen des Unternehmens die Frage nicht ab, schreibt OpsBots keinen Entwurf und markiert das Gespräch für eine Person im Team.
• Verwendetes Wissen: die öffentlichen und internen Dokumente des Unternehmens in OpsBots. Entwürfe können darum interne Angaben enthalten (Risiko 3).
• Betroffene Daten: Namen und Adressen von Absendern und Empfängern, Betreff, E-Mail-Text und Verlaufskennungen, der Entwurf und die dafür verwendeten Quellen sowie alles, was Personen schreiben; das kann nebenbei auch besonders schützenswerte Personendaten umfassen.
• Betroffene Personen: alle, die dem Postfach schreiben (Kunden, Interessenten, Lieferanten, Bewerbende), in E-Mails genannte Personen und die Mitarbeitenden des Unternehmens, die das Postfach nutzen.
• Wohin die Daten gehen: Die Eingabe der KI geht an Anthropic und der E-Mail-Text an Scaleway, um das Wissen zu durchsuchen. OpsBots speichert das Gespräch, den Nachweis des Entwurfs und den verschlüsselten Postfachzugang bei Render in Frankfurt.
• Wie lange: E-Mail-Gespräche und ihre Entwurfsnachweise 12 Monate nach der letzten Aktivität; das Auditprotokoll 24 Monate; der Nachweis, welche E-Mails bereits behandelt wurden, 8 Tage; Zähler pro Absender 2 Tage; Datenbanksicherungen höchstens 30 Tage; Renders Dienstprotokolle 7 Tage. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben innert 30 Tagen, ausser wenn das Gesetz eine längere Aufbewahrung verlangt oder seine automatischen Sicherheitsprüfungen Inhalte markieren, die es bis zu 2 Jahre aufbewahrt. Scaleway bewahrt eine Suchanfrage nur auf, wenn sie mit einem Fehler oder einem Missbrauchsverdacht zusammenhängt, bis zu 2 Wochen. Entwürfe im Postfach bleiben dort, bis jemand sie löscht. Beim Trennen des Postfachs löscht OpsBots sein Zugriffstoken; um auch die Berechtigung bei Google zu beenden, entfernen Sie OpsBots im Google-Konto unter dem Zugriff durch Drittanbieter.

4. Notwendigkeit und Verhältnismässigkeit

• Nur Entwürfe: Eine Person entscheidet, was gesendet wird. Es gibt keine ausschliesslich automatisierte Einzelentscheidung (Art. 21 DSG; Art. 22 DSGVO).
• Möglichst wenig Nutzung: zwei Berechtigungen, keine Sendefunktion, nur Verläufe mit E-Mails, die nach dem Verbinden eingetroffen sind, nur solange eingeschaltet; automatische Nachrichten werden vor der KI aussortiert; Grenzen pro Absender und pro Tag.
• Eine Prüfung vor dem Einschalten: E-Mail lässt sich erst einschalten, wenn eine Qualitätsprüfung mit mindestens 30 eigenen Testfragen des Unternehmens, jede zweimal gestellt, 90 % richtige oder ehrliche Antworten und 95 % mit Quellen erreicht, ohne erfundene Inhalte und ohne Sicherheitsfehler. Eine Änderung am Wissen, an den Testfragen oder an den Einstellungen des Assistenten macht die Prüfung ungültig und stoppt neue Entwürfe, bis eine neue Prüfung bestanden ist und die Entwürfe wieder eingeschaltet sind.
• Kontrolle: E-Mail lässt sich jederzeit ausschalten; neue Entwürfe stoppen dann innert etwa einer Minute. Das Postfach lässt sich jederzeit trennen.
• Sparsame Protokolle: Die Anwendungsprotokolle von OpsBots enthalten Codes, keine E-Mail-Inhalte und keine Adressen.
• Geprüfte Alternativen: alle E-Mails von Hand beantworten (keine KI-Bearbeitung, aber langsamere Antworten); ein KI-Modell, das in Europa betrieben wird (heute nicht genutzt; siehe Risiko 1).

5. Bekanntgabe ins Ausland

• Deutschland und Frankreich: Die Schweiz anerkennt beide als Staaten mit angemessenem Datenschutz.
• USA: Anthropic speichert die Daten dort; Render ist ein US-Unternehmen und gibt an, dass seine eigene Haupttätigkeit in den USA stattfindet. Garantien: die Auftragsbearbeitungsvereinbarungen der Anbieter, mit dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework, wo es greift, sonst den EU-Standardvertragsklauseln mit den Anpassungen für die Schweiz. Die kommerziellen Bedingungen von Anthropic erlauben Anthropic nicht, Modelle mit diesen Inhalten zu trainieren.
• Andere Länder: Anthropic kann das Modell in jedem Land ausführen, in dem es angeboten wird (seine standardmässige globale Verteilung, die CHK so gewählt hat). Diese Länder sind nicht im Voraus bekannt; die Garantie ist die Auftragsbearbeitungsvereinbarung von Anthropic.
• Was bleibt: Behörden in den USA oder in einem Land, in dem das Modell läuft, können unter Umständen Daten herausverlangen. Die Garantien verringern dieses Risiko, beseitigen es aber nicht (Risiko 1).
• Der Hinweis des Unternehmens muss die Staaten und die Garantien nennen (Art. 19 Abs. 4 DSG). Der Hinweis in Abschnitt 11 nennt Deutschland, Frankreich und die USA sowie die Garantien; die weiteren Länder, in denen das KI-Modell laufen kann, kann er nicht nennen (siehe oben).

6. Risiken und Massnahmen

Jeder Punkt nennt das Risiko für die betroffenen Personen, Wahrscheinlichkeit und Schwere vor den Massnahmen, die Massnahmen und das verbleibende Risiko.

• Risiko 1: Inhalte gehen an Anbieter in den USA und möglicherweise in andere Länder. Vorher: mittlere Wahrscheinlichkeit, mittlere Schwere. Massnahmen: Auftragsbearbeitungsvereinbarungen mit Garantien für die Bekanntgabe ins Ausland; kein Modelltraining; Löschung bei Anthropic innert 30 Tagen; gesendet werden nur das Gespräch, die Anweisungen und die gefundenen Wissensauszüge; lange E-Mails werden gekürzt; kein E-Mail-Text in Protokollen. Verbleibend: gering bis mittel.
• Risiko 2: eine falsche oder erfundene Antwort. Vorher: mittel, mittel. Massnahmen: nur Entwürfe, vor dem Senden von einer Person geprüft (Erklärung S3); Antworten nur aus dem Wissen des Unternehmens, mit Quellen; kein Entwurf, wenn nichts die Frage abdeckt; die Qualitätsprüfung vor dem Einschalten und nach Änderungen; der KI-Satz in jedem Entwurf. Verbleibend: gering.
• Risiko 3: interne Angaben in einem Entwurf an beliebige Absender. Entwürfe dürfen interne Dokumente verwenden, und jede Person kann dem Postfach schreiben. Vorher: mittel, mittel. Massnahmen: Wer den Entwurf prüft, sieht vor dem Senden alles, was er enthält; das Unternehmen gibt OpsBots nur interne Dokumente, deren Inhalt es einem Absender nach einer Prüfung mitteilen würde, und hält vertrauliche Angelegenheiten fern (beides Erklärung S3). Verbleibend: gering, wenn beides wie vereinbart geschieht. Die Nutzung interner Dokumente ist eine Gestaltung der Standardfunktion; das Unternehmen entscheidet, ob es sie annimmt und welche internen Dokumente es hinzufügt.
• Risiko 4: eine E-Mail versucht, die KI zu steuern (Prompt-Injection). Vorher: mittel, mittel. Massnahmen: Die einzigen Werkzeuge der KI sind eine Suche im eigenen Wissen des Unternehmens (höchstens 2 Suchen pro Antwort) und die Übergabe an das Team; sie kann nicht senden, nicht im Web suchen und keine anderen E-Mails oder Verläufe öffnen; ihr Ergebnis ist ein reiner Textentwurf, den eine Person prüft; automatische Nachrichten werden aussortiert. Eine gezielte E-Mail kann die Suche trotzdem zu internen Dokumenten lenken; darum ist die Prüfung aus Risiko 3 wichtig. Verbleibend: gering.
• Risiko 5: Personen wissen nicht, dass eine KI ihre E-Mails liest. Vorher: hohe Wahrscheinlichkeit, geringe Schwere. Massnahmen: der Hinweis in Abschnitt 11 (Erklärung S2); der KI-Satz in jedem Entwurf; die öffentliche Anbieterliste. Verbleibend: gering.
• Risiko 6: Jemand verschafft sich Zugang zum Postfach oder zu den gespeicherten Daten. Vorher: gering, hoch. Massnahmen: Das Zugriffstoken des Postfachs ist verschlüsselt; Datenbankregeln trennen die Daten jedes Arbeitsbereichs; Zwei-Schritt-Anmeldung für jedes Konto; nur Inhaber und Admins oder der Support von CHK auf Wunsch des Unternehmens können ein Postfach verbinden; ein Auditprotokoll, das die Anwendung nicht ändern kann; Token erscheinen nie in Protokollen; beim Trennen wird das Token gelöscht. Verbleibend: gering.
• Risiko 7: Der Support von CHK sieht die E-Mail-Gespräche des Unternehmens. Vorher: gering, mittel. Massnahmen: Der Support kann einen Arbeitsbereich nur für eine begrenzte Zeit öffnen, mit einem festgehaltenen Grund und einem frischen Zwei-Schritt-Code, und jeder Zugriff steht im Auditprotokoll; der Zugriff bei CHK ist auf ihren Geschäftsführer beschränkt (Auftragsbearbeitungsvertrag Abschnitt 3); CHK kann die Erklärungen in Abschnitt 10 nie für ein Unternehmen bestätigen. Verbleibend: gering.
• Risiko 8: Daten werden länger als nötig aufbewahrt. Vorher: mittel, gering. Massnahmen: die festen Fristen in Abschnitt 3. Verbleibend: gering.
• Risiko 9: besonders schützenswerte oder vertrauliche Daten in E-Mails. Vorher: gering, hoch, bei einem Postfach, das nicht hauptsächlich solchen Daten dient. Massnahmen: Solche Inhalte werden nicht gesucht und unterliegen denselben Fristen; für ein Postfach, das hauptsächlich besonders schützenswerten Personendaten oder Angelegenheiten unter Berufsgeheimnis dient, gilt Abschnitt 7 (Erklärung S4). Verbleibend: gering; passen Sie diesen Punkt an, wenn Ihre Branche anders ist.
• Risiko 10: Überwachung von Mitarbeitenden. Vorher: gering, mittel. Massnahmen: OpsBots bewertet keine Mitarbeitenden; ein persönliches Postfach wird nur mit dem Einverständnis der Person verbunden, der es gehört (Erklärung S1); gemeinsame Geschäftsadressen werden bevorzugt. Verbleibend: gering.
• Risiko 11: Ein gefälschter Absender fragt nach Informationen. Vorher: mittel, mittel. Massnahmen: Die Echtheitsprüfungen des Absenders werden ausgewertet, und Nachrichten, die sie nicht bestehen, werden strenger behandelt; wer den Entwurf prüft, sieht vor dem Senden den Absender. Verbleibend: gering.
• Risiko 12: automatisierte Entscheidungen. Keine: Eine Person entscheidet, was gesendet wird. Nicht anwendbar.

7. Postfächer mit besonders schützenswerten Daten oder Berufsgeheimnis

Das Ergebnis in Abschnitt 8 deckt kein Postfach ab, das hauptsächlich besonders schützenswerten Personendaten (zum Beispiel zu Gesundheit, Religion oder Strafverfahren) oder Angelegenheiten unter Berufsgeheimnis dient (zum Beispiel von Ärztinnen und Ärzten, Therapeutinnen und Therapeuten, Anwältinnen und Anwälten oder Treuhandbüros). Die umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten ist ein Zeichen für ein hohes Risiko (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSG). OpsBots lässt sich für ein solches Postfach trotzdem nutzen, unter diesen Bedingungen, die das Unternehmen in OpsBots mit der zweiten Fassung der Erklärung S4 annimmt. Diese Bestätigung hält fest, dass das Unternehmen die gesonderte Prüfung selbst vorgenommen hat, und sie ist die ausdrückliche Vereinbarung der Schutzmassnahmen, die die Nutzungsbedingungen (Abschnitt 5) und der Auftragsbearbeitungsvertrag (Abschnitt 2) verlangen.

• Eigene Folgenabschätzung: Das Unternehmen erstellt für dieses Postfach eine eigene Folgenabschätzung, ausgehend von dieser, und konsultiert vorher den EDÖB, wenn ein hohes Risiko bleibt (Art. 23 DSG).
• Information: Die betroffenen Personen erfahren, dass Anbieter in den USA und, für das KI-Modell, möglicherweise in weiteren, nicht im Voraus bekannten Ländern ihre E-Mails bearbeiten (der Hinweis in Abschnitt 11 sagt es).
• Berufsgeheimnis: Das Unternehmen prüft, ob seine Berufsregeln erlauben, dass Anbieter, auch in den USA und in weiteren Ländern, in denen das KI-Modell laufen kann, diese Angelegenheiten bearbeiten, und holt die Einwilligungen seiner Klientinnen, Klienten, Patientinnen oder Patienten ein, die diese Regeln verlangen. Die CHK GmbH und ihre Mitarbeitenden handeln als Hilfspersonen des Unternehmens und wahren diese Angelegenheiten vertraulich (Art. 62 DSG; Art. 321 Strafgesetzbuch); der Zugriff bei CHK ist auf ihren Geschäftsführer beschränkt.
• Die Anbieter von CHK (Render, Anthropic, Scaleway) sind durch ihre Auftragsbearbeitungsvereinbarungen gebunden, nicht als Hilfspersonen des Unternehmens im Sinne des Strafrechts. Anthropic kann Inhalte, die seine Sicherheitsprüfungen markieren, bis zu 2 Jahre aufbewahren, und Behörden in den USA oder in einem Land, in dem das Modell läuft, können unter Umständen Daten herausverlangen. Die Einwilligung und die Prüfung der Berufsregeln durch das Unternehmen müssen das abdecken.
• Schutzmassnahmen: nur Entwürfe, von einer Person geprüft; kein Modelltraining; die Fristen in Abschnitt 3; das Unternehmen hält seine vertraulichsten Dokumente aus dem Wissen von OpsBots fern und kann ein separates Postfach nur für Routinefragen nutzen. OpsBots wendet für diese Postfächer keine zusätzlichen technischen Massnahmen an; ob die Massnahmen geeignet sind, beurteilt das Unternehmen in seiner eigenen Folgenabschätzung.
• In der EU: Prüfen Sie zusätzlich Art. 9 DSGVO und Ihr nationales Geheimnisschutzrecht (in Deutschland zum Beispiel § 203 Strafgesetzbuch und, für Anwältinnen und Anwälte, § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung).
• Ob die Regeln eines bestimmten Berufs einen Anbieter in den USA erlauben, ist eine Frage dieser Regeln und im Zweifel einer Anwältin oder eines Anwalts.

8. Verbleibendes Risiko und Ergebnis

Mit diesen Massnahmen beurteilt CHK das verbleibende Risiko ihrer Standardfunktion E-Mail als nicht hoch. Nach Auffassung von CHK ist eine vorgängige Konsultation des EDÖB (Art. 23 DSG) für die beschriebene Funktion darum nicht nötig; diese Entscheidung bleibt beim Unternehmen als Verantwortlichem. Dieses Ergebnis gilt nur, solange die Massnahmen oben bestehen und die Funktion wie beschrieben genutzt wird: Entwürfe werden geprüft, der Hinweis wird gegeben, nur interne Dokumente, die nach einer Prüfung mitgeteilt werden dürfen, werden hinzugefügt, und kein Postfach, das hauptsächlich besonders schützenswerten Personendaten oder dem Berufsgeheimnis dient, wird ausserhalb von Abschnitt 7 verbunden. Es ersetzt die eigene Folgenabschätzung eines Unternehmens nicht, wo dessen Lage anders ist.

Unterzeichnet für die CHK GmbH: Carl Klintenberg, Geschäftsführer, Luzern, 24. Oktober 2026.

9. Was Sie anpassen müssen

• Ihr Unternehmen: Name und Kontakt, die Postfächer, die Sie verbinden, und wer in Ihrem Team die Entwürfe prüft.
• Ihre Datenschutzerklärung: Fügen Sie den Hinweis aus Abschnitt 11 oder einen eigenen Text mit demselben Inhalt neben der Identität und dem Kontakt Ihres Unternehmens ein.
• Ihre Branche: Für besonders schützenswerte Personendaten oder ein Berufsgeheimnis gilt Abschnitt 7.
• Anfragen von Personen, die Ihnen geschrieben haben: Beantworten Sie sie wie für Ihre anderen Unterlagen; die Gesprächsliste von OpsBots und ihr Export helfen, deren E-Mails zu finden.
• EU-Recht: Wenn die DSGVO für Sie gilt, prüfen Sie Ihre Rechtsgrundlage (oft Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO), die Liste Ihrer Aufsichtsbehörde zu Bearbeitungen, die eine Folgenabschätzung brauchen, und ob Sie einen Vertreter in der EU benötigen.
• Ihr Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (Art. 12 DSG; Art. 30 DSGVO): Nehmen Sie diese Bearbeitung auf.
• Ihre eigenen Aufbewahrungsbedürfnisse, wie Sie Ihre Mitarbeitenden informieren und, falls vorhanden, die Sicht Ihrer Datenschutzberaterin oder Ihres Datenschutzberaters.
• Bewahren Sie diese Folgenabschätzung und Ihre Anpassung mindestens zwei Jahre nach dem Ende der Bearbeitung auf (Art. 14 Datenschutzverordnung).

10. Ihre Bestätigungen in OpsBots

Bevor ein Postfach verbunden werden kann, bestätigt ein Inhaber oder Admin des Arbeitsbereichs diese fünf Erklärungen für das Unternehmen. Mitarbeitende von CHK können sie nicht für Sie bestätigen. OpsBots hält fest, wer bestätigt hat (mit der Rolle und einer gehashten Form der E-Mail-Adresse), wann, welche Fassung der Erklärungen und dieser Folgenabschätzung galt, welche Fassung von S4 gewählt wurde, und eine gehashte Netzwerkkennung, und bewahrt diesen Nachweis 24 Monate auf. Eine Bestätigung gilt 700 Tage; ab 30 Tagen vorher bittet Einstellungen → E-Mail einen Inhaber oder Admin, erneut zu bestätigen, und danach werden keine neuen Entwürfe geschrieben, bis jemand bestätigt.

• S1 Wir sind berechtigt, jedes Postfach, das wir hier hinzufügen, zu verbinden und OpsBots darin eingehende E-Mails lesen und Antwortentwürfe schreiben zu lassen. Jedes ist eine gemeinsame Geschäftsadresse, oder die Person, der es gehört, ist einverstanden.
• S2 Wir informieren die Personen, die uns schreiben, dass ein KI-Assistent beim Verfassen unserer Antworten hilft, mit dem Hinweis unten oder einem eigenen Text mit demselben Inhalt.
• S3 Eine Person aus unserem Team prüft jeden Entwurf, bevor er gesendet wird. OpsBots sendet nie selbst E-Mails. Entwürfe können Angaben aus unseren internen Dokumenten enthalten; darum geben wir OpsBots nur interne Dokumente, deren Inhalt wir einem Absender nach einer Prüfung mitteilen würden.
• S4 Kein Postfach, das wir hier verbinden, dient hauptsächlich besonders schützenswerten Personendaten (etwa zu Gesundheit, Religion oder Strafverfahren) oder Angelegenheiten unter Berufsgeheimnis (etwa von Ärztinnen und Ärzten, Anwältinnen und Anwälten oder Treuhandbüros).
• S5 Wir haben die Datenschutz-Folgenabschätzung für den E-Mail-Assistenten gelesen und passen sie an oder erstellen eine eigene, wo unser Recht es verlangt (zum Beispiel in der EU).

Für ein Postfach mit besonders schützenswerten Personendaten oder Berufsgeheimnis lautet S4 stattdessen:

• S4 Ein Postfach, das wir hier verbinden, dient besonders schützenswerten Personendaten oder Angelegenheiten unter Berufsgeheimnis. Dafür haben wir eine eigene Datenschutz-Folgenabschätzung erstellt; wir informieren die betroffenen Personen, dass auch Anbieter in den USA und, für das KI-Modell, möglicherweise in weiteren Ländern ihre E-Mails bearbeiten; und wo ein Berufsgeheimnis gilt, haben wir geprüft, dass unsere Berufsregeln dies erlauben, und die nötigen Einwilligungen eingeholt. Wir vereinbaren die Bedingungen und Schutzmassnahmen aus Abschnitt 7 der Folgenabschätzung; die CHK GmbH und ihre Mitarbeitenden wahren diese Angelegenheiten als unsere Hilfspersonen vertraulich.

11. Ein Hinweis für die Personen, die Ihnen schreiben

Fügen Sie diesen Text in Ihre Datenschutzerklärung ein oder zeigen Sie ihn bei Ihrer E-Mail-Adresse, oder verwenden Sie einen eigenen Text mit demselben Inhalt:

Wir beantworten E-Mails mit Hilfe eines KI-Assistenten: OpsBots (CHK GmbH, Luzern, Schweiz) liest eingehende E-Mails und schreibt Antwortentwürfe, die eine Person aus unserem Team prüft, bevor etwas gesendet wird. Dafür bearbeiten Anbieter den Inhalt in unserem Auftrag in Deutschland, Frankreich und den USA; das KI-Modell ist Claude von Anthropic, und Anthropic speichert die Daten in den USA und kann das Modell auch in anderen Ländern ausführen. Für die USA und jedes weitere Land, in dem das Modell läuft, gelten die Auftragsbearbeitungsverträge der Anbieter (das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, wo es greift, sonst Standardvertragsklauseln). Ihre E-Mail wird nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Liste der Anbieter: https://app.opsbots.ch/legal/subprocessors?lang=de

12. Fassung und Überprüfung

Dies ist Version 1 vom 23. Oktober 2026. CHK überprüft diese Folgenabschätzung und veröffentlicht eine neue Version, wenn sich ein Anbieter ändert, eine neue Art von Postfach dazukommt (etwa Outlook), sich die Berechtigungen oder die Nutzung interner Dokumente ändern, und mindestens einmal im Jahr. Ändern sich die Erklärungen in Abschnitt 10 inhaltlich, bittet OpsBots Sie, sie erneut zu bestätigen; Ihre frühere Bestätigung bleibt bis zu einem Datum gültig, das OpsBots Ihnen anzeigt.